Asutuse teenuste portfelli kaardistus ja analüüs
Teenuse eesmärk on aidata organisatsioonil saada ülevaade oma põhi- ja tugiteenuste portfellist ja maksumusest, vajadusel luua visioon ja plaanid teenuste portfelli kujundamiseks.
Kellele ja miks seda vaja on?
Kas on veidi segane, mis on asutuse teenused, kes on nende kliendid ja mis on teenuste hind? Kas need ikka on teenused või hoopis protsessid? Eriti segaseks läheb olukord asutusesiseste tugiteenuste osas – kes mida tagab ja mis see maksab?
Kui organisatsioon tunneb selles ära oma tänase olukorra, siis tasub võtta ette oma teenuste portfelli kaardistus ja analüüs, vajadusel portfelli disain ja tegevusplaani loomine.
Kuidas see käib?
- Klient saadab oma teadaoleva seisu teenuste portfellist (olemasolu korral) ja muud materjalid, mis kirjeldavad asutuse põhitegevust ja tugiteenuseid.
- Teenusepakkuja viib läbi intervjuu kahe võtmeisikuga, kes tunnevad võimalikult hästi asutuse põhitegevust ja tugiteenuseid. Mõlemad intervjuud võtavad aega umbes 1 tund.
- Konsultant loob olemasolevate materjalide ja intervjuude põhjal esmase versiooni praegusest teenuste portfellist ja asjakohased soovitused olukorra parandamiseks.
- Kui esmase analüüsi tulemuste põhjal või juba enne seda selgub, et teenuste portfell vajab oluliselt põhjalikumat analüüsi ja disaini kaasates rohkem osapooli, siis korraldab teenusepakkuja kliendi organisatsiooni võtmeisikutega (tavaliselt keskastmejuhid) ühepäevase seminari, mille tulemusena luuakse koos tulevase teenuste portfelli kavand, esimese pilootprojekti skoop ja edasine üldine tegevusplaan.
- Konsultant tutvustab tulemusi kliendile (umbes 1 tund) ja arutelu käigus jõutakse selgusele, kas ja mis ulatuses tuleb teenuste portfelli muuta ja millised on järgmised sammud.
Sõltuvalt asutuse suurusest ja valitud ulatusest võtab kogu töö aega 1-8 nädalat ja maksab orienteeruvalt 1500-10000 eurot km-ta.
Millised tulemid klient saab?
- Praegune teenuste portfell tabeli kujul, mis sisaldab iga teenuse kohta vähemalt: nimi, väärtus, teenuse kasutajaskond, teenuse omanik. (umbes 1-2 lk);
- Soovitused olukorra parandamiseks (kuni 1 lk);
- Vajadusel tulevase teenuste portfelli kavand, pilootprojekti skoop ja üldine edasine tegevusplaan (umbes 1-2 lk).
Mis edasi saab?
Sellele järgnevalt toimub esimeste parenduste elluviimine, milleks saab vajadusel kasutada arendusprojekti juhtimise teenust või konsultatsiooni teenust.
