Teabehalduse küpsuse hindamine

Kellele ja miks seda vaja on?

Kas vajaliku teabe leidmine on keeruline või on lihtsalt soov saada veelgi paremaks? Kas juhtkond soovib saada kindlustunnet, et teabehaldus on jätkusuutlik ja suudab vastata nii organisatsiooni muutuvatele vajadustele?  

Kui organisatsioon tunneb selle ära oma tänase olukorra, siis tasub võtta ette oma teabehalduse küpsuse hindamine.

Kuidas see käib?

1. Planeerimine ja skoobi valimine. Selleks toimub kliendiga (veebi)kohtumine umbes 1 tund.
2. Konsultant tutvub iseseisvalt materjalidega, milleks on  erinevad dokumendid, regulatsioonid, juhendid ja teabeallikad, nt juhtimistöölaud, failide ühisredigeerimise keskkonnad, vikiruumid, dokumendihaldussüsteem, andmekirjeldused jne. Olenevalt töö ulatusest võtab see aega 1-5 tööpäeva.
3. Kohapealne teabe kogumine. Konsultant viib kliendi juures läbi intervjuud, seminarid ja vaatlused. Olenevalt töö ulatusest võtab see aega 1-5 tööpäeva.
4. Analüüs ja kokkuvõtete tegemine. Olenevalt töö ulatusest võtab see aega 1-5 tööpäeva. Konsultant loob raporti.  
5. Tulemuste tutvustamine ja arutamine kliendiga. Vajadusel paranduste sisseviimine raportisse.

Sõltuvalt asutuse suurusest ja valitud ulatusest võtab kogu töö aega 1-4 nädalat ja maksab orienteeruvalt 1500-5000 eurot.

Millised tulemid klient saab?

1. Küpsuse hinnanguid kõikidele skoobis olnud teabehalduse töösuundadele, sh visualiseeritud küpsuse kaart.
2. Soovitused parendusteks lühemas ja pikemas perspektiivis, sh visualiseeritud parendusvõimaluste kaart.

Küpsuse hinnangud antakse 5-palli skaalal, millest:

• 5 – Optimeeritud ehk lisaks eelnevale toimub pidev parendamine
• 4 – Mõõdetav ehk lisaks eelnevale toimub regulaarne mõõtmine
• 3 – Defineeritud ja integreeritud ehk lisaks eelnevale hästi juurutatud
• 2 – Korratav ehk töö saab tehtud ja täidab oma eesmärki
• 1 –  Esialgne ehk tööd tehakse, kuid alati ei täida oma otstarvet