Teabehalduse konsultatsioon ja arendus

Kellele ja miks seda vaja on?

Kas organisatsioonis on seni teabehaldus piirdunud dokumendihaldussüsteemi kasutamisega dokumentide menetlemiseks ning faile hoitakse ühiskasutades ja kasutajate arvutites?

Kas organisatsiooni kasvades on tekkinud vajadus hallata tööks vajalikku teavet paremini, toetada tegevust tervikliku teabehalduse abil, mis hõlmab nii pidevalt kättesaadavat juhtimisinfot (juhtimislaudu), olulisemate protsesside töövoo ja teabevahetuse jälgimist, erinevaid omavahel seotud registreid, dokumentide menetlust kui ka ühiselt loodavaid kavandeid, mõtteharjutusi, teadmust ja palju muud?

Kui organisatsioon tunneb selle ära oma tänase olukorra, siis tasub võtta ette teabehalduse vajaduste kaardistamine ja teabe väärindamise süsteemi disain.

Kuidas see käib?

1. Et oleks selge, mille kohta on organisatsioonil vaja teavet hallata, tuleb esmalt välja selgitada äriarhitektuur ehk mida juhitakse, nt millised on juhitavad ärivaldkonnad, teenused ja protsessid. Selleks klient saadab konsultandile olemasolevad materjalid juhtimissüsteemi kohta (kui on) ning dokumentide liigitusskeemi. Väljundiks on äriarhitektuuri visualiseeritud disain.
2. Seejärel tuleb välja selgitada, mille kohta peetakse ja/või on vaja pidada registrit ning milliste protsesside töövoogu ja edenemist on vaja regulaarselt jälgida ning millised dokumendid töö käigus tekivad. Kui selle kohta on teave kirjalikult olemas, saadab asutus selle konsultandile. Kui teavet kirjalikult ei ole, selgitab konsultant selle välja intervjuude ja seminaride vormis. Väljundiks on olemseosdiagrammi esmane üldistatud kavand.
3. Kolmandaks selgitame välja,  kuidas ja kus on vajalik teave hetkel hallatud. Kui selle kohta on teave kirjalikult olemas, saadab asutus selle teenusepakkujale. Kui teavet kirjalikult ei ole, selgitab konsultant selle välja intervjuude ja seminaride vormis. Väljundiks on teabehalduse platvormide loetelu koos kasutusotstarbe kirjeldusega.
4. Nende sisendite põhjal loob konsultant teabe väärindamise süsteemi kavandi ja 2-5 juhtimislaua näidised.
5. Viimase sammuna tuleb valida piloteerimiseks skoop ja üks või mitu töövahendit, mida katsetada. Kui organisatsioonil on teabehalduse tehnilised platvormid juba valitud, siis toimub piloteerimine kasutades olemasolevaid vahendeid. Kui tehnilist platvormi pole, siis konsultant soovitab, millest võiks alustada. Skoobi ja testitavate lahenduste valimine toimub kliendi võtmeisikute ja teenusepakkuja arutelu tulemusena.

Sõltuvalt asutuse suurusest ja valitud ulatusest võtab kogu töö aega 1-4 nädalat ja maksab orienteeruvalt 1500-5000 eurot km-ta.

Millised tulemid klient saab?

1. Visualiseeritud äriarhitektuuri disain (umbes 2 A4);
2. Andmemudeli esmane ja üldistatud kavand (1 lk);
3. Kasutatavad teabehalduse platvormid kasutusotstarbe kirjeldusega (kuni 1 lk);
4. Tulevase teabe väärindamise süsteemi kavand (umbes 5 lk koos juhtimislaudade näidistega);
5. Esimeste arenduste skoop ja tehnilise platvormi soovitus (umbes 0,5 lk).